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Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ireland

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Die Aufbewahrungsfrist ist die Zeitspanne, in der die gesammelten Daten für die Verarbeitung gespeichert werden. Die Daten müssen gelöscht werden, sobald sie für die angegebenen Verarbeitungszwecke nicht mehr benötigt werden.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Verarbeitungszwecke benötigt werden.

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  • Google LLC
  • Google Ireland Limited
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Stadt Emmendingen
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Rechtsgrundlage

Im Folgenden wird die nach Art. 6 I 1 DSGVO geforderte Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten genannt.

  • Art. 6 Abs. 1 s. 1 lit. a DSGVO
Ort der Verarbeitung

Europäische Union

Aufbewahrungsdauer

Die Aufbewahrungsfrist ist die Zeitspanne, in der die gesammelten Daten für die Verarbeitung gespeichert werden. Die Daten müssen gelöscht werden, sobald sie für die angegebenen Verarbeitungszwecke nicht mehr benötigt werden.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Verarbeitungszwecke benötigt werden.

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Sicherer Mailverkehr

Secure Mail für sichere E-Mail-Kommunikation mit der Stadtverwaltung

Mit Secure Mail können vertrauliche Inhalte per E-Mail zwischen Ihnen und den Angestellten der Stadt Emmendingen ausgetauscht werden. Dabei wird die E-Mail verschlüsselt an Sie zugestellt.

Über das Secure Mail-Portal https://securemail.emmendingen.de lässt sich die E-Mail nach erfolgreicher Anmeldung entschlüsseln und bei Bedarf herunterladen.
Das Secure Mail Portal bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit, E-Mails direkt über das Portal zu beantworten oder neu zu verfassen, um die Vertraulichkeit zu wahren.

Sie möchten in verschlüsselter Form mit der Stadt Emmendingen kommunizieren?

Falls Sie eine E-Mail Benachrichtigung über eine sichere E-Mail erhalten haben, genügt es die Antwort-Funktion des Secure Mail-Portals, wie im Punkt „Wie funktioniert das Entschlüsseln und Lesen der Secure Mail?“ beschrieben, zu verwenden.
Falls der Empfänger Ihrer Mail kein S/MIME Zertifikat besitzt oder Sie kein S/MIME Verschlüsselungstool verwenden, können Sie eine E-Mail über das Secure Mail-Portal verfassen.
Hierzu melden Sie sich am Secure Mail-Portal (https://securemail.emmendingen.de) an und klicken links oben auf „E-Mail schreiben“.

Warum wird Secure Mail eingesetzt?

Nur durch eine Ende-zu-Ende-E-Mail-Verschlüsselung ist gewährleistet, dass der Inhalt einer E-Mail ausschließlich vom_n Absender_in und Empfänger_in gelesen werden kann.
Solch eine Verschlüsselung setzt jedoch voraus, dass sowohl der_die Empfänger_in als auch der_die Absender_in im Besitz einer Verschlüsselungskomponente bzw. Entschlüsselungskomponente ist - wie beispielsweise bei S/MIME oder OpenPGP.
Sind Sie nicht im Besitz solch einer Verschlüsselungskomponente, kann man Ihnen in diesem Fall auch keine verschlüsselten E-Mails zu kommen lassen.
Das Secure Mail-Portal der Stadt Emmendingen bietet die Möglichkeit, auch ohne diese Verschlüsselungskomponente in verschlüsselter Form mit Ihnen zu kommunizieren.

Wann wird Secure Mail eingesetzt?

Secure Mail wird immer dann eingesetzt, wenn Ihnen die Stadt eine verschlüsselte E-Mail zukommen lassen möchte und wir weder im Besitz von ihrem öffentlichen OpenPGP-Schlüssel noch vom öffentlichen S/MIME-Schlüssel sind. Des Weiteren kann das Portal von Ihnen verwendet werden, um uns eine verschlüsselte E-Mail zukommen lassen zu können.

Wie funktioniert die Registrierung?

Sollte sich die Stadt dafür entscheiden, Ihnen eine E-Mail in verschlüsselter Form zukommen zu lassen, wird sich die_der jeweilige Angestellte_r mit Ihnen in Verbindung setzen und Ihnen das Initial-Passwort für die Erstanmeldung mitteilen.

  1. Öffnen Sie nach Erhalt des Initial-Passworts den Link https://securemail.emmendingen.de und melden Sie sich mit der E-Mail-Adresse und dem Initial-Passwort an. Sollten Sie den Link über die zuvor erhaltene E-Mail-Benachrichtigung öffnen, ist das Feld mit der E-Mail-Adresse bereits vorausgefüllt.
  2. Sie werden danach auf eine neue Seite geleitet, in der Sie die Registrierung abschließen können. Felder mit einem roten Stern sind Pflichtfelder.

Sie können die Registrierung vorab auch selbst durchführen. Dazu öffnen Sie das Secure Mail Portal https://securemail.emmendingen.de und klicken anschließend links oben auf „Registrierung“.

Wie funktioniert das Entschlüsseln und Lesen der Secure Mail?

Sie haben eine E-Mail-Benachrichtigung über eine sichere E-Mail von der Stadt erhalten und möchten diese E-Mail nun entschlüsseln und lesen. Sie haben sich wie im Abschnitt „Wie funktioniert die Registrierung“ bereits erfolgreich registriert.

  1. Öffnen Sie wie in der E-Mail-Benachrichtigung beschrieben, den Anhang „secure-email.html“ in einem Browser ihrer Wahl.
  2. Klicken Sie auf den „OK“-Button.
  3. Sie werden nun zur Secure Mail-Anmeldeseite weitergeleitet. Geben Sie Ihr Passwort ein und melden Sie sich an.
  4. Die E-Mail wird nun in unverschlüsselter Form angezeigt.
  5. Optional können Sie nun über den Button „Speichern als“ die E-Mail herunterladen. Die E-Mail wird nicht auf dem Secure Mail-Portal gespeichert. Es gibt also keinen E-Mail-Verlauf, den Sie einsehen könnten. Benötigen Sie die unverschlüsselte E-Mail zu Dokumentationszwecken, laden Sie sich diese bitte immer herunter. Andernfalls müssten Sie jedes Mal erneut die Entschlüsselungsprozedur durchführen.
  6. Über den Button „Antworten“ können Sie auf die E-Mail antworten.

Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie über das Portal nur an "*@emmendingen.de"-Mail-Adressen Nachrichten versenden können.

Sie besitzen ein gültiges S/MIME Zertifikat oder einen OpenPGP Schlüssel?

Falls Sie ein S/MIME Zertifikat haben, genügt es, einmalig eine mit dem Zertifikat signierte E-Mail an den_die Empfänger_in bei der Stadt Emmendingen zu senden. Unser System speichert diese Information automatisch ab und nutzt diese zukünftig für die Verschlüsselung von Mails, die an Sie versendet werden.
Optional können Sie sich auch am Secure Mail-Portal anmelden und den öffentlichen Schlüssel hochladen. Sollten Sie OpenPGP einsetzen, müssen Sie den öffentlichen Schlüssel wie folgt im Secure Mail Portal hochladen:

  1. Melden Sie sich am Secure Mail-Portal (https://securemail.emmendingen.de) an.
  2. Klicken Sie rechts oben auf ihr Profilname.
  3. Klicken Sie auf „Schlüsselverwaltung“ und laden Sie dort Ihr öffentliches Zertifikat bzw. Schlüssel hoch.
 

Sie möchten überprüfen, ob Ihr Kontakt bei der Stadt Emmendingen ein gültiges Zertifikat besitzt?

Die Stadt verwendet ausschließlich S/MIME Zertifikate. Nicht jede_r Angestellte_r bei der Stadt besitzt solch ein Zertifikat. Von all diejenigen, die eines besitzen, werden alle ausgehende Mails automatisch signiert. Das darin mitgeschickte öffentliche Zertifikat können Sie für die E-Mail-Verschlüsselung nutzen.
Das Secure Mail-Portal bietet die Möglichkeit nach Zertifikaten zu suchen:

  1. Melden Sie sich im Secure-Mail Portal https://securemail.emmendingen.de an klicken Sie links oben auf „Suchen“.
  2. Klicken Sie auf „Schlüssel/Zertifikate“ und tippen Sie die gewünschte E-Mail-Adresse ein.
  3. Sobald Sie auf den darunterliegenden „Suchen“ Button geklickt haben, wird Ihnen angezeigt, ob es für diese E-Mail-Adresse ein Zertifikat gibt.

Sie möchten Ihren Secure Mail-Account löschen?

Melden Sie sich hierzu am Secure Mail-Portal https://securemail.emmendingen.de an und klicken Sie rechts oben auf Ihr Benutzerprofil. Unter „Profil bearbeiten“ finden Sie den Button „Profil löschen“.

Sie möchten Ihr Passwort für den Secure Mail-Account ändern?

Melden Sie sich hierzu am Secure Mail Portal https://securemail.emmendingen.de an und klicken Sie rechts oben auf Ihr Benutzerprofil. Unter „Passwort ändern“ können Sie die Passwortänderung durchführen.

Sie haben Ihr Passwort für den Secure Mail-Account vergessen?

Öffnen Sie dafür das Secure Mail-Portal https://securemail.emmendingen.de und nutzen Sie dafür bitte die „Passwort vergessen“-Funktion.
Sie benötigen hierfür die Antwort auf die Sicherheitsfrage, die Sie bei ihrer Registrierung angegeben haben.
Falls Sie auch die Antwort auf Ihre Sicherheitsfrage vergessen haben, kontaktieren Sie bitte Ihre Kontaktperson, von der Sie die sichere E-Mail erhalten haben. Sie kann die IT-Abteilung der Stadt mit der Rücksetzung des Passworts beauftragen.